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Leitfaden "Speicherdienste und mehr"


Daten übertragen, synchronisieren und im Team bearbeiten


Sie wollen Dateien im Team bearbeiten, auch auf dem Smartphone nutzen oder an eine Kollegin verschicken? Sie wollen dienstliche Daten vor unberechtigtem Zugriff schützen und deswegen keinen externen Dienstleistern anvertrauen? Sie wollen Ihre Daten vor einem Ausfall der lokalen Festplatte schützen?

Dafür existieren mehrere Wege mit unterschiedlichen Vorteilen. 

Wir haben die Einführung der Bayern-Cloud zum Anlass genommen, um Sie mit diesem Leitfaden bei der Auswahl des passenden Dienstes zu unterstützen. Neben "echten" Speicherdiensten (Bayern-Cloud, CFS, Megastore) tauchen auch IT-Dienste auf, die auch Datenübertragung erlauben, aber nur im Rahmen ihrer eigentlichen Aufgabe dafür genutzt werden sollen.

  • Für Eilige: Sie wollen jetzt und sofort Daten verschicken oder empfangen?
    • Megastore
      Auch für große Datenmengen geeignet.
    • E-Mail
      Empfohlen nur für Benachrichtigungen ("Download der aktuellen Version über folgenden Link: ..."). Statt Attachments besser den Megastore nutzen.
  • Sie wollen regelmäßig Daten austauschen und im Team bearbeiten?
    • CFS
      Für die tägliche Arbeit, auch mit größeren Datenmengen.
    • Bayern-Cloud
      Erlaubt kleinere Datenmengen in hochschulübergreifenden Teams zu bearbeiten.
  • Sie wollen im Büro und mobil von Smartphone & Co auf Ihre Daten zugreifen?
  • Sie wollen Daten im Web zur Verfügung stellen bzw. veröffentlichen?
    Variante A: Nutzer laden die Daten nicht "auf Vorrat" runter, sondern bei Bedarf und erhalten somit immer die jeweils aktuelle Version?
    • myweb (featuring CFS)
      Persönlicher Download-Bereich (a.k.a. "public_html") im CFS-Home.
    • Uni-Webseiten mit CMS
      Mit und ohne Zugriffsschutz möglich.
    • Digicampus
      Im Rahmen von Lehrveranstaltungen.
      Zugriff setzt zwingend Login mit RZ-Benutzerkennung voraus.
  • Variante B: Nutzer laden Daten bei Benachrichtigung (z.B. per Mail) zeitnah herunter?

 megastoreMegastore:

  • Beschreibung: Web-basierter Datenaustausch für alle Dateien mit einer Größe von bis zu zwei Gigabyte. Für Universitätsangehörige ad hoc nutzbar. Datenaustausch mit Externen: Download über Web-Link, Upload nach individueller Einladung.
  • Empfohlene Einsatz-Szenarien:
    • Statt Anhang an E-Mails. Verschickt wird nur der Download-Link.
    • Externe können Daten nach Einladung hochladen ("Ticket-Upload").
    • Auch für große Dateien (bis zu zwei Gigabyte) geeignet.
  • Besonderheit: Vorhaltezeit mehrere Monate, aber nicht vorhersagbar. Daten können bei Bedarf aktiv gelöscht werden.
  • Sicherheit:
    • HTTPS-Transportverschlüsselung (beim Zugriff auf die Megastore-Webseite).
    • Zum Verteilen der Links und Tickets ist E-Mail, Instant-Messaging o.ä. notwendig, was im Regelfall unverschlüsselt erfolgt.
  • Links:

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webmailE-Mail:

  • Beschreibung: E-Mail ist zum Datenaustausch weit verbreitet, aber nur eingeschränkt geeignet. Zwingend muss auf die Größe des Anhangs geachtet werden, damit nur wenige 100 KB als Anhang verschickt werden. Auf keinen Fall sollen Anhänge an Mailing-Listen verschickt werden! Die Daten landen sonst vielfach dupliziert im Posteingang jedes Empfängers. Besser ist es, mittels Megastore, myweb o.ä. Web-Links auf die Daten zu erstellen und die Links per E-Mail zu verteilen. E-Mail-Adressen werden außerdem bei (Cloud-)Speicherdiensten zum identifizieren der Nutzer und für automatische Benachrichtigungen verwendet.
  • Empfohlenes Einsatz-Szenario: Kommunikations-Kanal z.B. für Kommentare, Benachrichtigungen über aktuelle Versionen und Web-Links in der Zusammenarbeit und damit als Hilfsmittel beim Datenaustausch über andere Dienste.
  • Besonderheiten:
    • Ad-Hoc verfügbar und mit praktisch jedermann möglich.
    • Kein spezifischer Dienst für den Datenaustausch und dafür ausdrücklich nicht empfohlen!
  • Sicherheit:
    • Im Regelfall unverschlüsselt.
    • Inhalt kann durch Verwendung von GPG oder S/MIME verschlüsselt werden.
  • Links:

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cfs-homeCFS:

  • Beschreibung: Das Campus File-System (CFS) bietet Netzwerklaufwerke sowohl für persönlich genutzte Daten als auch für gemeinsam genutzte Daten einer Arbeitsgruppe bzw. organisatorischen Einheit. Es ist als Standard Datenablage für die tägliche Arbeit ausgelegt und wird bei den meisten stationären Rechnern auf dem Campus automatisch eingebunden. Von außerhalb des Campus erfolgt der Zugriff verschlüsselt via VPN oder SSH.
  • Empfohlenes Einsatz-Szenario: Standard Arbeitsverzeichnis und Datenablage für dienstliche Daten bzw. Daten im Studium und für Kollaboration innerhalb universitärer Arbeitsgruppen.
  • Besonderheiten: Sollten Daten beschädigt werden oder verloren gehen, besteht die Möglichkeit jederzeit via "vorherige Versionen" auf alte Versionsstände zuzugreifen. Der Zugriff erfolgt gleichwertig über die beiden Netzwerkprotokolle SMB (Server Message Block) oder NFSv4 (Network File System).
  • Sicherheit:
    • Der Zugriff ist auf das Hochschulnetz begrenzt.
    • Der Zugriff von außerhalb ist nur verschlüsselt über VPN oder SSH möglich.
    • Berechtigungen (ACLs) beschränken den Zugriff mittels IdM-Gruppen.
  • Links:

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teamdrive2Bayern-Cloud mit TeamDrive:

  • Beschreibung: Cloud-Speicherdienst für Daten-Synchronisation und Kollaboration. Der Dienst wird vom Rechenzentrum der Universität der Bundeswehr (UniBW) auf Basis von TeamDrive für alle teilnehmenden, bayerischen Hochschulen betrieben. Bei TeamDrive werden die Daten Ende-zu-Ende verschlüsselt, d.h. sie liegen beim Betreiber nur verschlüsselt vor (ggf. beim Betreiber hinterlegte Schlüssel sind ebenfalls verschlüsselt). Da TeamDrive für Privatkunden eine kostenlose Variante anbietet, können Daten auch mit außeruniversitären Nutzern unkompliziert geteilt werden.
  • Empfohlenes Einsatz-Szenarien:
    • Synchronisation mit mobilen Endgeräten.
    • Kollaboration mit Externen.
  • Besonderheiten:
    • Nutzer muss sich registrieren, bevor Daten mit ihm geteilt werden können. Die Registrierung findet bei der ersten Installation eines Clients statt.
    • Sollten Daten beschädigt werden oder verloren gehen, besteht die Möglichkeit via TeamDrive-Client auf alte Versionsstände zuzugreifen.
    • Schlüsselhinterlegung ist nach Einrichtung des Clients automatisch eingeschaltet, um Datenverlust durch Schlüsselverlust zu verhindern. Für vollständige Sicherheit muss die Schlüsselhinterlegung ggf. manuell abgeschaltet werden. Der Nutzer muss sich dann selbst gegen den Verlust der Schlüssel schützen.
  • Sicherheit: Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Daten, d.h. Daten liegen verschlüsselt beim Betreiber, aber unverschlüsselt auf dem Client.
  • Links:

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infoparkUni-Webseiten mit CMS:

  • Beschreibung: Offizielle Webseiten der Universität und ihrer Einrichtungen im Corporate Design der Universität. Die Verwaltung erfolgt über das Content Managment System (CMS).
  • Empfohlenes Einsatz-Szenario: Zur asynchronen "Veröffentlichung" von Daten mit Bezug zur jeweiligen Einrichtung der Universität. Verwendung durch die Redakteure der Einrichtungen.
  • Besonderheit: Empfänger werden über neue Versionen nicht benachrichtigt, erhalten beim Download aber immer die neueste Version.
  • Sicherheit:
    • HTTPS-Transportverschlüsselung
    • Der Download ist im Regelfall öffentlich, kann aber bei Bedarf auf IP-Adressen oder IdM-Gruppen eingeschränkt bzw. mit einem Passwort gesichert werden.
  • Links:

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mywebmyweb - Persönlicher Download-Bereich:

  • Beschreibung: Erlaubt die einfache Bereitstellung von Daten im Web über das persönliche CFS-Homeverzeichnis.
  • Empfohlenes Einsatz-Szenario: Zur einfachen "Veröffentlichung" von Daten im Web mit Bezug zur Person, beispielsweise public keys für E-Mail-Verschlüsselung.
  • Besonderheit: Unbürokratisch und ohne Antrag sofort nutzbar, aber zumindest rudimentäre Web/HTML-Kenntnisse erforderlich. Einrichtung erfolgt nach Anleitung selbstständig durch den Nutzer.
  • Sicherheit:
    • HTTPS-Transportverschlüsselung
    • Der Download ist im Regelfall öffentlich, kann aber bei Bedarf auf IP-Adressen oder IdM-Gruppen eingeschränkt bzw. mit einem Passwort gesichert werden.
  • Links:

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digicampusDigicampus:

  • Beschreibung: Zentrale Lehr- und Lernplattform, die u.a. erlaubt Vorlesungsunterlagen und Übungsblätter zum Download zur Verfügung zu stellen.
  • Empfohlenes Einsatz-Szenario: Eignet sich insbesondere im Rahmen von Lehrveranstaltungen zur Veröffentlichung von Daten mit inhaltlichem und zeitlichem Bezug.
  • Besonderheiten: Starke Bindung zur Veranstaltung, d.h. Dokumente aktuellerer Vorlesungen werden nicht in älteren Veranstaltungen verfügbar.
  • Sicherheit:
    • HTTPS-Transportverschlüsselung
    • Für den Download ist eine Anmeldung mit RZ-Benutzerkennung unerlässlich.
    • Eine Einschränkung des Zugriffs auf Veranstaltungsteilnehmer ist möglich.
  • Links:

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