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Softwarelizenzregelungen des Rechenzentrums


Stand 29. August 2016

Präambel

Das Rechenzentrum der Universität Augsburg bietet universitätsinternen Einrichtungen die Möglichkeit, Softwarelizenzen aus bestehenden Rahmenvereinbarungen und Verträgen für dienstliche Zwecke zu Hochschulkonditionen zu beziehen. Die Nutzung der Softwarelizenzen ist hierbei grundsätzlich an die Lizenzbedingungen der Lizenzgeber gebunden.

Für den Bezug von Softwarelizenzen über das Rechenzentrum der Universität Augsburg sowie deren Nutzung gelten darüber hinaus die nachfolgenden Regelungen. Die Regelungen sind Bestandteil der nach §7 der Betriebsordnung des Rechenzentrums erlassenen Betriebsregelungen.

§1 Begriffe

  1. Bei einer Softwarelizenz handelt es sich um ein Nutzungsrecht für ein Softwareprodukt. Das Nutzungsrecht unterliegt i.d.R. gewissen Rahmenbedingungen und kann vom Lizenzgeber zeitlich befristet oder unbefristet erteilt werden.

  2. Beim Lizenzgeber handelt es sich i.d.R. um den Hersteller des Softwareprodukts. Der Lizenzgeber erteilt dem Lizenznehmer das Nutzungsrecht und legt dabei über die Lizenzbedingungen die Rahmenbedingungen für die Nutzung des Softwareprodukts fest.

  3. Der Lizenznehmer für dienstlich bezogene Softwarelizenzen ist im rechtlichen Sinn immer die Universität Augsburg als Körperschaft des öffentlichen Rechts. Sie überträgt die Rechte der Softwarenutzung zusammen mit den Pflichten zur Einhaltung der Lizenzbedingungen des Lizenzgebers an die beziehende Einrichtung als Bedarfsträger. Die beziehende Einrichtung übernimmt somit als universitätsinterner Lizenznehmer sowohl die Rechte als auch sämtliche Pflichten aus den Lizenzbedingungen.

  4. Der Softwarebezug über das Rechenzentrum erfordert neben der Benennung des universitätsinternen Lizenznehmers auch die Angabe eines Bestellers. Der Besteller erledigt für die beziehende Einrichtung die Korrespondenz während der Bestellabwicklung.

  5. Bei den über das Rechenzentrum bezogenen Softwarelizenzen tritt das Lizenzsekretariat des Rechenzentrums als Lizenzvermittler auf.

§2 Regelungen zum Bestellablauf

  1. Bestellvorbereitung: Der Softwarebezug über das Rechenzentrum setzt eine formale Bestellung der erforderlichen Softwarelizenzen durch ein vollständig ausgefülltes „Bestellformular für Softwarelizenzen“ voraus. Einzutragen sind die beziehende Einrichtung als Bedarfsträger und universitätsinterner Lizenznehmer, der Besteller für die Korrespondenz während des Bestellvorgangs, die Kostenstellenangaben zur Verrechnung des Auftrags, sowie eine detaillierte Angabe der zu bestellenden Softwarelizenzen. Das Bestellformular wird von einem Bevollmächtigten der beziehenden Einrichtung abgezeichnet und mit dem zugehörigen Stempel der Einrichtung versehen.

  2. Bestellung: Das vollständig ausgefüllte Bestellformular wird per Fax, als Scan per E-Mail oder mit der Hauspost an das Lizenzsekretariat des Rechenzentrums geschickt.

  3. Lizenzvermittlung: Das Lizenzsekretariat übernimmt die Bestellung der Softwarelizenz über die jeweiligen Lieferanten. Für die Abwicklung der beim Lizenzbezug anfallenden Arbeiten, wie z.B. den Versand von Datenträgern und Dokumenten sowie die Rechnungsstellung können Dritte eingeschaltet und mit der Durchführung dieser Aufgaben betraut werden. In Korrespondenz mit dem Besteller übergibt das Lizenzsekretariat schließlich die Softwarelizenzen mitsamt der Rechte und Pflichten aus den Lizenzbedingungen des Lizenzgebers an die beziehende Einrichtung. Dieser obliegt die Aufbewahrung der originalen Lizenzunterlagen zum Lizenznachweis.

  4. Verrechnung: Abschließend veranlasst das Lizenzsekretariat die Verrechnung des Auftrags zu Lasten der bei der Bestellung angegebenen Kostenstelle.

  5. Produkte und Preise: Die über das Rechenzentrum beziehbaren Softwarelizenzen werden auf der Homepage des Rechenzentrums im Bereich „Software“ veröffentlicht und fortlaufend aktualisiert. Andere Softwarelizenzen müssen auf den bekannten Wegen über die zuständigen Referate der Haushaltsabteilung beschafft werden. Die auf der Homepage aufgeführten Preise dienen der Information der Universitätsangehörigen und gelten vorbehaltlich Preisänderungen und Irrtum.

§3 Regelungen zur Lizenzierung und Nutzung

  1. Die über das Rechenzentrum bezogenen Softwarelizenzen dürfen ausschließlich auf dienstlichen Geräten, zu dienstlichen Zwecken und nur von Mitgliedern der Universität Augsburg eingesetzt werden. Eine gewerbliche Nutzung der Software ist ausgeschlossen. Beim Einsatz der Software sind die Benutzungsrichtlinien des Rechenzentrums in der jeweils gültigen Fassung einzuhalten.

  2. Grundsätzlich muss für jedes Gerät, auf dem eine Software genutzt wird, eine ausreichende Anzahl von zugehörigen Softwarelizenzen für das jeweilige Betriebssystem erworben werden. Eine Lizenz gilt in Nutzung, wenn die Software lokal auf dem Gerät installiert oder in den Arbeitsspeicher (RAM) des Geräts geladen ist. Letzteres ist bei jedem Aufruf eines Programms der Fall. Der Bedarfsträger koordiniert den Bedarf, informiert sich über die aktuellen Lizenzbedingungen, organisiert die Beschaffung, kontrolliert den lizenzkonformen Einsatz der Softwarelizenzen und führt den Lizenznachweis.

  3. Endet der Nutzungszeitraum einer Softwarelizenz, so ist der Bedarfsträger ohne gesonderte Aufforderung verpflichtet, die Nutzung der Software mit sofortiger Wirkung einzustellen oder dies zu veranlassen sowie sämtliche Installationen und Kopien der Software zu entfernen bzw. zu vernichten.

  4. Netzwerklizenzen dürfen ausschließlich aus dem Datennetz der Universität Augsburg und nicht über VPN oder sonstige Remote-Verbindungen genutzt werden. Die parallele Nutzung von Netzwerklizenzen wird in der Regel durch geeignete Maßnahmen des Rechenzentrums oder des Herstellers überwacht und auf die lizenzierte Anzahl paralleler Nutzungen beschränkt.

  5. Widersprechen einzelne der hier aufgeführten Regelungen den Lizenzbedingungen des jeweiligen Lizenzgebers oder treffen die Lizenzbedingungen des Lizenzgebers ausdrücklich eine anderweitige Regelung, so gelten die Bedingungen des Lizenzgebers.

§4 Spezielle Regelungen

  1. Verwendet ein Bedarfsträger eine befristet überlassene Softwarelizenz mit regelmäßiger (i.d.R. jährlicher) kostenpflichtiger Verlängerung des Nutzungszeitraums und möchte er diese Lizenz künftig nicht mehr nutzen, so muss er diese mindestens drei Monate vor Beginn des neuen Nutzungszeitraums schriftlich gegenüber dem Lizenzvermittler kündigen. Andernfalls verlängert sich die kostenpflichtige Überlassung der Lizenz automatisch um eine weitere Nutzungsperiode (i.d.R. ein Jahr) und wird durch den Lizenzvermittler automatisch in Rechnung gestellt.

  2. Ist die Nutzung von Cloud-Diensten technischer Bestandteil einer Softwarelizenz, so verpflichtet sich der Bedarfsträger, diese Cloud-Dienste nur dann zu nutzen, wenn diese an der Universität Augsburg ausdrücklich zur Nutzung freigegeben sind.