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Modernisierung der Hausdruckerei

Christian Schmidt, Rechenzentrum

Die Hausdruckerei auf dem Weg zum innovativen Servicezentrum

erschienen Dezember 2002 in: Augsburg
Verlag: Selbstverlag
ISSN 1435-1684


Moderne Hausdruckereien sind integraler Bestandteil serviceorientierter Hochschulen. Kostentransparenz und -verantwortung sollen die Effizienz der Verwaltung sicherstellen, um den verantwortungsvollen Umgang mit öffentlichen Mitteln gewährleisten zu können. Wer eine innovative Universität betreiben will, braucht dazu die Effizienz-Potenziale einer modernen Infrastruktur.

Die Qualität der Druckerzeugnisse ist Spiegelbild einer modernen Hausdruckerei, da diese als Bestandteil einer hervorragend organisierten Universitätsverwaltung sowohl gegenüber den Fakultäten als auch nach Außen in Erscheinung tritt.

Zustand vorher

Der Kern der Hausdruckerei der Universität Augsburg bestand aus einer Grosskopiermaschine und diversen veralteten Geräten zur Endbearbeitung. Damit wurden im Durchschnitt monatlich circa 250 Druckaufträge mit einem Gesamtvolumen von etwa 300.000 Blatt Papier durchgeführt. Die Druckerzeugnisse werden je nach Bedarf geschnitten, gefalzt und geheftet. Leider musste bereits bei Fotodruck oder für farbige Prospekte und Broschüren auf andere Druckereibetriebe zurückgegriffen werden. Da jedoch gerade diese Ansprüche wachsen musste die Hausdruckerei der Universität Augsburg modernisiert werden.

Planungen zur Modernisierung

Durch Einführung netzwerkfähiger Digitaldruckmaschinen, die mit Printing-on-Demand-Funktion ausgestattet sind, ist binnen kürzester Zeit ein kostendeckender Betrieb sichergestellt.
Printing-on-Demand bedeutet Drucken nach Bedarf und bringt Vorteile, wie beispielsweise Kostenreduzierung, Einsparung von Lagerkapazität, Transport-Optimierung oder eine bislang nicht vorstellbare Aktualität zu erstellender Dokumente. Wer eine innovative Universität betreiben will, braucht eine moderne Infrastruktur. Dies zeigt sich auch in Tendenzen hin zu modernen Kompetenzzentren. Um den heutigen Ansprüchen der Kunden gerecht zu werden, war die Modernisierung der Hausdruckerei zwingend erforderlich.

Konkret wirkt sich dies für den Kunden so aus: Anstatt eine Druckvorlage in der Druckerei abgeben zu müssen genügt es, per E-Mail oder auch per Diskette/CD eine Datei im druckfähigen Format an die Hausdruckerei zu übermitteln. Dazu muss auf dem Rechner des Kunden nur der Treiber der Digitaldruckmaschine installiert werden. Beim Erzeugen der druckfähigen Datei wird dann - anstatt eines angeschlossenen Druckers - dieser Druckertreiber ausgewählt. Einfacher und schneller geht es fast nicht mehr. Diese Modernisierungsmaßnahme wurde nicht nur seitens der Verwaltung der Universität Augsburg, sondern auch von den verschiedenen Lehrstühlen angeregt. Zur Durchführung dieser Maßnahme waren finanzielle und personelle Mittel zwingend notwendig. Die Möglichkeit zukunftsorientiert zu agieren, um bei dem fortschreitenden Wettlauf mit anderen Universitäten sowie bei dem Einsatz neuer Technologien konkurrenzfähig zu bleiben, durfte nicht verpasst werden.

Aktueller Stand

  • Verträge wurden bereits mit der Firma Canon unterzeichnet
  • es stehen momentan zwei s/w- und eine Farb-Digitaldruckmaschine zur Verfügungweitere neue Endbearbeitungsgeräte wurden beschafft (Laminieren, Planax, Spiralbinder, komplettes Endverarbeitungsangebot z. B. Block und Satzverleimung, Broschüren in DIN A5 und DIN A4)
  • ein in den Ruhestand getretener Mitarbeiter wurde seit September durch Herrn Geirhos ersetzt, d. h. die Annahme von Druckaufträgen erfolgt über Frau Zankl und Herrn Geirhos. Es wird auch gerne jederzeit fachgerechte Beratung angeboten.
  • die Hausdruckerei ist nun auch per E-Mail (hausdruckerei@verwaltung.uni-augsburg.de) erreichbar
  • zukünftig Drucken über das interne Uni-Netzwerk in die Hausdruckerei möglich
  • neues Druckauftragsformular mit sämtlichen Neuerungen der Angebote in der Hausdruckerei. Auch über das Uni-Netz abrufbar.

Fazit

In diesem Servicezentrum sind zwei Themenfelder von besonderer Bedeutung:
Vernetztes Printing-on-Demand für:

  • höhere Qualität,
  • schnellere Verfügbarkeit,
  • geringere Seiten- und Systemkosten,
  • Vermeidung von Lagerhaltung wie in bisherigem Umfang.
Transparenz für
  • wirtschaftliche Betriebsführung in der Verwaltung,
  • das Berichtswesen,
  • das Management by Objectives.

Diese Modernisierungsmaßnahme mit den neuen Möglichkeiten des Digitaldrucks und der Einbettung in die vorhandene Netzwerkstruktur wird viele Geschäftsprozesse grundlegend verbessern. Entscheidend dabei bleibt, dass die neue Vielfalt zum Vorteil des Kunden genutzt wird.


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