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Träume in hellblau

Eva Kökeny, Rechenzentrum

Individuelle Präsentationen mit Microsoft PowerPoint erstellen - Eine Anleitung

erschienen Dezember 2002 in: Augsburg
Verlag: Selbstverlag
ISSN 1435-1684


Die Präsentationssoftware Powerpoint von Microsoft kennt - wenigstens dem Namen nach - jeder. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Ihre individuelle Vorlage mit PowerPoint erstellen können und gibt darüber hinaus einige Tipps, die Ihnen die Arbeit bei der Erstellung Ihrer Präsentation erleichtert.

Da das Rechenzentrum regelmäßig mit Weiterbildungskursen in Erscheinung tritt, bestand eine meiner ersten Aufgaben darin, eine Vorlage für unsere Lehrveranstaltungen mit PowerPoint zu entwickeln. Diese Aufgabe diente auch dazu, mich mit den Werkzeugen und Möglichkeiten von PowerPoint vertraut zu machen. Ich arbeite schon seit längerem mit diesem Programm, das Erstellen einer eigenen Folienvorlage unter dem Folienmaster war aber ein neues Abenteuer für mich. Die nun im Folgenden beschriebenen Arbeitsschritte, die zu der fertigen Folie führten, sollen auch die Arbeit mit PowerPoint etwas näher bringen.

Die Qual der Wahl

Bevor ich mit den Grenzen von PowerPoint konfrontiert werden sollte, habe ich mir erst einmal Gedanken über das Layout gemacht. Welche Farben waren für das Auge am Angenehmsten, wie sollte der Hintergrund gestaltet sein, welche Elemente kann man einbringen, die für das Rechenzentrum spezifisch waren?

Nach endlosen Seiten im Internet über die Farbenlehre fiel die Entscheidung auf einen blauen Hintergrund. Vor einiger Zeit lernte ich einen Mitarbeiter der Firma Carl Zeiss Optik kennen, der in der Forschung tätig ist. Er untersucht unter anderem die Reaktion des menschlichen Auges auf verschiedene Farb- und Lichteffekte. Er erklärte mir, dass unser Auge die Farbkombination blau/weiß als besonders beruhigend und angenehm empfindet. Das sei auch der Grund, warum er für seine Vorträge PowerPoint-Folien verwendet, die einen blauen Hintergrund mit weißer Schrift haben. Letztendlich hat mich auch ein Satz aus Goethes Farbenlehre überzeugt:

Blau
Diese Farbe macht für das Auge eine sonderbare und fast unaussprechliche Wirkung. Sie ist als Farbe eine Energie; allein sie steht auf der negativen Seite und ist in ihrer höchsten Reinheit gleichsam ein reizendes Nichts. Es ist etwas Widersprechendes von Reiz und Ruhe im Anblick. (779)

Die ersten Enscheidungen sind also gefallen: Der Hintergrund wird blau, die Schrift weiß und die Überschrift gelb. Diese Farbkombination finden Sie auch auf der neuen Homepage des Rechenzentrums, da Blau, Gelb und Weiß sehr gut miteinander harmonieren Die im folgenden beschriebenen Schritte zeigen, wie man unter dem Folienmaster (Ansicht/Master/Folienmaster) eine Präsentationsvorlage erstellen kann, die automatisch für jede neue Folie, die Sie einfügen, verwendet wird.

Der Hintergrund

pp1 Ein blauer Hintergrund ohne Verlauf erschien sehr eintönig. Zum Glück kann man dank einiger Werkzeuge unter PowerPoint seiner Fantasie freien Lauf lassen. Leider gibt es bei PowerPoint keine Funktion, die speziell den Hintergrund bestimmen oder bearbeiten lässt. Daher muss man zu einem kleinen Trick greifen: In der untersten Symbolleiste, die den Bereich Zeichnen markiert, klickt man auf das Rechteck und zeichnet mit dem Pfeil eine dem Hintergrund entsprechend große Fläche. Ebenfalls in dieser Leiste finden sich die Funktionen Füllfarbe, Linienfarbe etc. Um den störenden Rand um das Rechteck wegzuzaubern, klickt man unter Linienfarbe auf keine Linie. Unter Füllfarbe wird nun bei Fülleffekte Farbe und Verlaufseffekt gewählt. Diese Vorgehensweise kann man übrigens bei den meisten Microsoft Programmen verwenden, die Funktionen sind überall fast die gleichen.

Dies sei noch am Rande erwähnt: Um den Hintergrund aufzulockern habe ich als "Muster" weitere Rechtecke eingefügt. Diese Rechtecke überlappen sich, das heißt das eine Rechteck verschwindet zum Teil hinter dem anderen. Dies kann man ebenfalls in der untersten Symbolleiste unter dem Menüpunkt Zeichnen einstellen. Hier bestimmt man dann die Reihenfolge des angeklickten Objektes, ob es im Hintergrund, Vordergrund, eine Ebene hinten, eine Ebene vorne etc. stehen soll.

Exkurs: Photoshop

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Das Rechenzentrum... ...mit reduzierten Rot- und Grüntönen... ...und mit weichen Kanten.

Für mich gehörte zu dem Folienlayout auch ein Foto des Rechenzentrums, welches mit möglichst weichen Übergängen in den Hintergrund übergehen sollte. Vielleicht ist der "Trick", den ich hier angewendet habe, für den Einen oder Anderen hilfreich. Da der Folien-Hintergrund blau ist, habe ich die Bildvorlage vom Rechenzentrum unter Photoshop nachbearbeitet. Unter Bild/Einstellen/Farbbalance wurden die Rot- und Grünwerte reduziert, bis das Bild überwiegend in Blautönen erschien. Man kann jetzt, damit der Bildrand weicher in den Hintergrund übergeht, unter Photoshop mit der Auswahlellipse (z. B. mit Weiche Kant 20 px) das Bild eingrenzen, kopieren und unter eine neue Arbeitsfläche einfügen. Dadurch werden die Kanten weicher, verschwommener und heben sich nicht so deutlich vom Hintergrund ab. Das Bild wird dann, um es ohne Probleme in PowerPoint einfügen zu können, z. B. im GIF-Format gespeichert und unter Einfügen/Grafik/Aus Datei aufgerufen.

Folie mit Bild im Hintergrund Um das Bild noch harmonischer in den Hintergrund der PowerPoint-Folie einzufügen, empfiehlt sich ein zweiter Kniff: Ziehen Sie ein weiteres Rechteck in der Größe der Grafik, passen Sie die Farbe den RGB-Werten des verwendeten Blautones an und erhöhen Sie mit einem Doppelklick auf das Rechteck im Menü Autoform Formatieren den Transparenzwert. Sie haben jetzt ein "durchsichtiges" blaues Rechteck das Sie auf das Bild legen können. So verschwand das Foto noch mehr in den Hintergrund.

Anschließend wählte ich alle Elemente, die den Hintergrund bilden, mit gedrückter Shift-Taste und Mauszeiger aus und gruppierte sie mit Zeichnen/Gruppierung. Dies hat den Vorteil, dass man die einzelnen Elemente nicht aus Versehen wieder verschieben kann. Natürlich lässt sich dies unter Zeichnen/Gruppierung aufheben wieder rückgängig machen.

Handzettel

In PowerPoint können Folien sehr bequem als Handzettel gedruckt werden. Man kann dabei wählen, wieviele Folien auf einer Seite gedruckt werden sollen - die Anzahl liegt dabei zwischen eins und neun. Handzettel bieten sich daher für die Verteilung von Kursunterlagen unserer Lehrveranstaltungen an.

Druckte man nun die Folien aber als Handzettel S/W aus, erschienen auch die von mir eingefügten Rechtecke auf dem Ausdruck - und das sollte natürlich nicht der Fall sein. Wenn man also auf dem Handzettel nur den Text haben will, muss man ein weiteres Mal in die "Trickkiste" greifen. Speichern Sie den Hintergrund als neue Grafik ab - es empfiehlt sich das JPG-Format - und fügen Sie sie dann erneut unter einem leeren Folienmaster als Grafik ein: Einfügen/Grafik/ Aus Datei. Meiner Erfahrung nach lässt sich die Grafik im JPG-Format am Besten in den Hintergrund einer PowerPoint-Folie einfügen. Geht man jetzt unter Drucken auf Handzettel und Vorschau, erscheint der Folientext wie gewünscht ohne den Hintergrund und ohne die störenden Rechtecke.

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Handzetteltext mit Hintergrund Handzetteltext ohne Hintergrund

Aufzählungszeichen

Die Anfänge im Folienmaster waren nun geleistet und die Arbeit schien schnell voranzugehen … bis ich mir in den Kopf gesetzt habe, individuelle Aufzählungszeichen zu gestalten. Ich wollte hier keine vorgegebenen Zeichen aus der PowerPoint-Liste nehmen, denn auch dieses Detail sollte ein nur für das Rechenzentrum typisches Merkmal darstellen.

Ich entschied mich, das Experiment mit Photoshop zu wagen, da man hier besonders mit den Effekten gut arbeiten kann. Die Idee für die Aufzählungspunkte fand ich auf einer von mir häufig besuchten Website - http://www.drweb.de - die gute Tipps im Umgang mit Photoshop bietet.

Nach einigen Versuchen hatte ich eine leicht abgeänderte Form des dort dargestellten "Knopfes" und war an sich recht zufrieden. Die Probleme tauchten erst auf, als ich versuchte, den Knopf in PowerPoint einzufügen. Das Aufzählungszeichen war im Verhältnis zur Schrift zu groß. Legte man die Pixelgröße unter Photoshop fest, wurde das von PowerPoint trotzdem in der falschen Größe gesetzt. Zudem war zwischen Zeichen und Text ein zu geringer Abstand.

Die schon in der PowerPoint-Liste vorgegebenen Aufzählungszeichen haben alle eine Größe von 12x12 Pixel. Im ersten Versuch wurde die Größe reduziert, jedoch skaliert PowerPoint die Grafik wieder hoch. Dadurch sah der Knopf in der Folie pixelig und fransig aus. Verwendete ich eine höhere Auflösung, wurde der Knopf zu groß und war so ebenfalls nicht verwendbar.

Letztendlich ließ sich dieses Problem beheben, indem der transparente Hof um den Knopf vergrößert wurde. Dadurch wird das Aufzählungszeichen, sobald es in PowerPoint eingefügt wird, kleiner und auch der Abstand zum Text größer. Nun war auch dieses Hindernis überwunden und das passable Endergebnis wurde einstimmig angenommen. Die fertige Vorlage speichert man nun als Entwurfsvorlage (.dot) und fügt sie unter Design (oberste Symbolleiste) Entwurfsvorlage mit der Durchsuchen-Funktion in die Liste der vorgegebenen Vorlagen ein, so dass man bequem darauf zugreifen kann.

Fazit

pp5 Auch wenn man schon tiefer gehende Kenntnisse mit PowerPoint hat, so ist das Erstellen einer eigenen Masterfolie dennoch eine Herausforderung. Abgesehen von der Schwierigkeit, ein für das Auge angenehmes Design zu finden, die für alle oder zumindest für die meisten Mitarbeiter akzeptabel ist, die diese Folie verwenden wollen, darf man auch die Wege und Mittel zur Verwirklichung nicht unterschätzen.  

Zwar muss man zur Problemlösung öfters in die Trickkiste greifen, letztendlich lernt man doch noch dazu und ich kann jedem, der sich etwas näher mit PowerPoint beschäftigen möchte, nur raten, das Abenteuer zu wagen.


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